MANUAL DE FORMATOS

Los  formatos y  tablas que  acontinuacion  se relacionan   estan  ubicados   en  el  link  del  SISTEMA  GESTION DE CALIDAD (SGC) el  cual  requiere  una  clave  para  su  ingreso misma  que llegara  al correo de cada  Coordinador  y  Jefe  de  area, esta  relacion  es  para  conocer  su manejo  y  aplicabilidad.  

 

ORDEN DE  COMPRA:  este  formato  se  debe  diligenciar  con  un  consecutivo   para  cada   Agencia   que  sera  alpha numerico indicando un numero consecutivo y las  tres primeras letras  de la ciudad,  el  formato ya  trae  incluidos  los  ceros  que  requiere Ejemplo: (000001CAL) este  nos  indica  que  es  el  consecutivo 000001 de  la  Agencia  CALI, el  formato  se debe llenar en  su  totalidad  agregando lineas  a  los  espacios que  por  no  ocupacion  queden  en blanco y N/A  a los  que  se  queden  en blanco por no requerir  su  aplicacion. de ninguna  manera  se  aceptaran  gastos   que no traigan  consigo  su respectiva orden de  compra, se  exeptuan  los  viaticos.  

 

EVALUACION DE COMPETENCIAS: formato   que  se debe  diligenciar  por la persona  encargada de la  contratacion y  que  debe   estar  completo  y anexo  a la  hoja de  vida  del  nuevo empleado  en  caso  de  que   el   empleado  tenga  un  item menor  en  cualquiera de las  areas  se debe   dejar   en  comentarios  la  razon  por la  cual  se  acepta  para  el cargo  y  el nombre de la persona  que  autoriza   su  exepcion, al  igual  quediligenciar  el item de  ACCIONES  A  TOMAR   para  corregir   el  deficit. los espacios   que   no  requieran  anotaciones deben  llevar  N/A en ningun  caso  deben  quedar en blanco.

 

SOLICITUD ELABORACION, MODIFICACION Y ELIMINACION DE  DOCUMENTOS Y REGISTROS: este  documento  se debe  diligenciar  por  el Coodinador o Jefe de area  cuando  considere  que  cualquier  documento o registro  requiere  un cambio, de  la misma  manera   cuando se  requiera  de la creacion de un formato  para  lo  cual puede  anexar  un bosquejo  de  su  idea, tambien  se  utiliza  cuando  se  desee  eliminar  un  documento,  todos  estos  formatos de  solicitud deben ir   directo a gerencia  para ser aprobados y proceder  con la  accion  correspondiente.     

 

INFORMACION DE PROVEEDORES : este  formato debe  de  diligenciarse cada  vez  que  se  desee  incluir  un proveedor, ademas de  su  diligenciamiento  total   se  deben  anexar los  documentos  requeridos  y  enviarlos   a  las  oficinas  principales para  que  sean  incluidos  dentro del  listado maestro de proveedores,  cabe  resaltar  que  no  se  aceptaran  ordenes de compras  para   proveedores  que no  esten en el listado.  

 

CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS:  es  obligacion de los  conductores  reportar  al  coordinador de transportes  cuando  el  vehiculo  este  proximo  a  completar  su  recorrido para  mantenimiento que  se da   a los  primeros  5.000 km,  luego a  los  10.000km. y en  adelante   cada  10.000km para  tal  fin   todos  los  empleados  deben conocer   este  documento donde  se plasma  cada  una  de las  acciones  a seguir por  cuenta   de los mecanicos  en el momento de la  revision.

 

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHICULOS:  Se debe  diligenciar  en  su  totalidad  y  soportar con la  orden de  compra  del  servicio  y repuestos  al  igual  que  copia de las  facturas  expedidadas  por los proveedores  autorizados, ningun vehicuo debera  salir  para  reparaciones  o mantenimientos sin  este  documento ya  que  es  el  que nos  indica  los  pasos  a seguir.

 

INFORMACION DE PERSONAL HOJA DE VIDA: este  formato se  debe diligenciar, cada  vez que ingresa  un  nuevo trabajador, se  anexa  a la  hoja de vida  como  documento inicial.

 

FOLIATURA  HOJA DE VIDA: este documento nos indica el orden que  deben llevar los  documentos  en cada  hoja de vida  y  sus  requisitos minimos.